Besparingstips
BCD Travel denkt graag met u mee. Hieronder nóg meer tips waar uw bedrijf voordeel mee kan doen!
Beter plannen: vroeger boeken loont
Veel mensen boeken vaak pas laat hun zakenreis. In veel gevallen pas een week voor vertrek. Breng een gedragsverandering onder het personeel teweeg en hamer op een betere planning. Spreek met de medewerkers af dat ze minimaal twee weken van tevoren hun reis reserveren. Eerder boeken loont: een bedrijf kan daarmee forse besparingen realiseren.
Sluit langdurige overeenkomsten met leveranciers
Hotels, autoverhuurbedrijven en luchtvaartmaatschappijen zijn in deze onzekere periode bijzonder geïnteresseerd in goede, stabiele contracten. Normaal gesproken sloot je als bedrijf een jaarcontract af met deze partijen. Nu is het moment om te proberen om deze overeenkomsten voor langere tijd vast te zetten. Niet voor één jaar, maar voor meerdere jaren. De tarieven zijn scherp. Doe er uw voordeel mee!
Veilig en voordeliger: reserveer via één kanaal
Ieder groot hotel heeft tegenwoordig een eigen website waarop de gasten zelf hun kamer kunnen boeken. Veel werknemers van bedrijven maken gebruik van die mogelijkheid. Het nadeel van willekeurig boeken is dat je als bedrijf totaal geen zicht hebt op waar je personeel verblijft. En dus op de kosten. Het is veiliger en voordeliger om de reserveringen via één kanaal te maken. Zo weet je dat je medewerkers in hotels verblijven waarmee je een contract hebt. En dus dat de kosten niet de pan uit rijzen. Gebeurt er iets ingrijpends in de wereld, dan zijn de medewerkers bovendien snel te lokaliseren.
Neem de vergaderkosten onder de loep
In het verlengde van de vorige tip: maak inzichtelijk wat uw onderneming uitgeeft aan vergaderkosten op locatie. Vaak kiezen secretaresses van verschillende afdelingen telkens weer andere conferentiecentra. De huur van de ruimte, beamers, eten en drinken… het kan flink in de papieren lopen. Kies liever voor hotels waarmee u al contracten hebt. Zo kunt u voor de huur van vergaderruimtes vaak een mooie overeenkomst sluiten. Niet alleen prijstechnisch verdient dat de voorkeur, het is ook administratief een stuk transparanter. Door een maandelijkse verzamelfactuur heeft u alle kosten voor overnachtingen én meetings keurig op een rijtje.
Organiseer een meeting op de meest handige locatie
Vaak wordt een meeting georganiseerd op het hoofdkantoor van een bedrijf omdat dat eigenlijk altijd zo gebeurde. Veelal is dit hoofdkantoor niet de meest ideale locatie vanuit logistiek oogpunt. Organiseer daarom de vergaderingen eens op een locatie die het meest handig ligt voor alle deelnemers. U zult zien dat dit niet zelden een andere locatie is dan de plek waar het hoofdkantoor is gevestigd.
Onderzoek de mogelijkheden van video conferencing
Voor reizen van A naar B, bijvoorbeeld tussen het hoofdkantoor en een buitenlandse vestiging, kan het raadzaam zijn om de mogelijkheden van videoconferencing te onderzoeken. Meetings met kleine gezelschappen van een beperkte duur kunnen wellicht prima vervangen worden door gebruik te maken van deze manier van vergaderen.
Volg ons op Twitter: http://twitter.com/bcdtravelnl